AIF – Assemblee dei soci 2020: istruzioni

assemblee 2020Premessa

La gestione online di un evento assembleare con molti partecipanti pone diversi problemi. Abbiamo cercato di organizzare le cose nel modo migliore, per consentire una partecipazione ampia e soddisfacente a quanti più soci possibile, compatibilmente con i limiti oggettivi delle risorse disponibili.

Per un corretto funzionamento, è necessaria la collaborazione di tutti: preghiamo di leggere con attenzione e di seguire fedelmente queste istruzioni.

PARTECIPAZIONE

La partecipazione alle Assemblee è, ovviamente, riservata ai soli soci dell’AIF in regola con il pagamento della quota sociale. Per questo, l’accesso avviene attraverso il sito web, dall’area riservata – alla quale si è ammessi dopo aver inserito nome e password.

DUE MODALITÀ

 La modalità prioritaria di partecipazione alle Assemblee del 3 dicembre è una videoconferenza, che abbiamo predisposto tramite la piattaforma Google Meet (acquisita dall’AIF all’interno di G-suite per non profit). Questa piattaforma consente l’inserimento di un numero massimo (ipotetico) di 100 partecipanti. Per ragioni tecniche, tuttavia, il numero di registrazioni che sarà disponibile prima dell’evento sarà limitato a 80.

 In alternativa alla videoconferenza Meet, sarà possibile seguire le Assemblee in streaming, dall’interno dell’area soci del sito. Questa modalità di fruizione non ha virtualmente limiti numerici e sarà fruibile da tutti coloro che non avranno potuto registrarsi per la videoconferenza.
Accanto allo streaming è presente un’area di chat, che permette di esprimere brevemente opinioni o di chiedere di poter intervenire (per chi non sarà già nell’ambiente Meet – vedremo più sotto in che modo).

VOTAZIONI

Nella stessa pagina che ospita lo streaming è impostata un’area nella quale saranno mostrati, man mano, i punti sottoposti a votazione. Su questi punti i partecipanti potranno formulare e inviare il proprio voto, scegliendo tra favorevole, contrario e astenuto. Questo strumento per la votazione dovrà essere usato da tutti i partecipanti – indipendentemente dal fatto che siano collegati tramite Meet o meno.

ATTENZIONE – Per poter votare, tutti i soci devono accedere alla pagina che contiene anche lo streaming.
Chi partecipa alla videoconferenza Meet non deve far partire lo streaming (o deve, almeno, silenziarne l’audio) pena fastidiosissimi echi.

COME REGISTRARSI

La prima cosa da fare è accedere alla propria bacheca.
Per questo, dalla home-page del sito: inserire nome e password e fare click su “Accedi subito“; poi click su “Vai alla tua bacheca“.

Nel campo “Eventi AIF“, si troverà “Assemblea dei Soci online“. Fare click su “Partecipa“.

Si apre così la pagina di “Iscrizione all’evento“. Fare click su “Solo evento” (che, per questo caso, è la sola opzione disponibile).

In “Scegli il tipo di iscrizione“, selezionare l’unica possibilità offerta e poi fare click su “Procedi con l’attivazione“.

La registrazione è terminata ed è possibile tornare alla bacheca: click su “La mia bacheca“. Al posto di “Partecipa”, comparirà ora “Dettagli”.
Facendo click su “Dettagli“, si potrà controllare la propria iscrizione (Sei iscritto all’evento) e accedere, con un ulteriore click su “Partecipa online“.
(Ovviamente, lo streaming sarà attivato soltanto il 3 dicembre. Prima di allora, comparirà la scritta: “Sorry this media is offline”.)

COME PARTECIPARE

Come nel caso precedente, è necessario accedere alla propria bacheca. Ovviamente, bisognerà prima essersi registrati per l’evento.
Dalla home-page del sito: inserire nome e password e fare click su “Accedi subito“; poi click su “Vai alla tua bacheca“.

Nel campo “Eventi AIF“, si troverà “Assemblea dei Soci online“. Fare click su “Dettagli“.
Si apre così la pagina dell’evento. Fare click su “Partecipa online“.

Si aprirà, ora, la pagina con lo streaming, la chat, l’area per le votazioni.

  • Chi accede alla videoconferenza Meet, NON deve avviare lo streaming. La pagina gli servirà per utilizzare le funzioni chat e votazione.
  • Chi NON accede alla videoconferenza Meet, per far partire lo streaming deve premere sul simbolo al centro del riquadro corrispondente. La pagina gli servirà per seguire le Assemblee e per utilizzare le funzioni chat e votazione.

Si consiglia, in ogni caso, di ascoltare l’audio in cuffia.

La VIDEOCONFERENZA Google Meet

Ai soci che si registreranno per primi (i primi 80 a farlo) sarà successivamente inviato il codice per la videoconferenza.

Per utilizzare Google Meet è necessario avere un account Google.
Per chi non lo avesse di già, qui la pagina per aprirne uno nuovo. Se non si vuole creare anche un nuovo indirizzo di posta, selezionare: “Usa invece il mio indirizzo email corrente”.

Aprire la pagina web di Google Meet e, nel campo “Inserisci un codice o un link“, immettere il codice ricevuto dopo la registrazione.

Durante il collegamento Meet, lo streaming deve sempre essere bloccato o, almeno, se ne deve sempre escludere l’audio.
(Per disattivare l’audio, fare click sul simbolo in basso a sinistra nel riquadro dello streaming).

Dato il numero elevato di partecipanti, anche il microfono di ciascuno sarà inizialmente disabilitato. Lo si dovrà mantenere in questo stato, tranne se si avrà parola in Assemblea.

Infine…

Per chi non avrà potuto registrarsi ottenendo poi anche l’accesso Meet, sarà ugualmente possibile richiedere di fare un intervento durante la riunione (la richiesta dovrà essere mandata tramite la chat). Verrà creato un accesso temporaneo – che sarà chiuso una volta terminato l’intervento.

Poiché sarà molto difficile dare assistenza durante le Assemblee a chi avesse difficoltà con le credenziali, si prega di controllare in anticipo che le proprie chiavi di accesso siano valide e, se necessario, chiedere al sistema una nuova password nei giorni precedenti al 3 dicembre.

Chi non avesse ancora regolarizzato la propria iscrizione per il 2020 è pregato di versare la quota per tempo, se desidera prendere parte alle Assemblee. Non è possibile registrarsi per partecipare alle Assemblee se la posizione sociale non è regolare.